各市（州）、县（市、区）农机监理所（处、站）：
为了提高农机安全监理档案管理水平，促进农机安全监理档案信息化、制度化、规范化建设，根据农业部《拖拉机、联合收割机牌证业务档案管理规范》的规定，结合全省农机安全监督管理的实际，将档案管理的相关事宜通知如下。
一、认真执行农业部牌证业务档案管理规范
在具体实施拖拉机、联合收割机及其驾驶人牌证业务管理过程中，要认真贯彻落实农业部《规范》，严格执行《规范》规定的业务程序，有关问题按照如下要求办理。
（一）对当日不能办结的拖拉机、联合收割机及其驾驶人牌证业务时，受理凭证使用《联合收割机驾驶证业务工作规范》中的《受理通知书》，办理完结相关业务后，此凭证副本可不存入档案，单独保管。
（二）拖拉机、联合收割机办理注册登记时的安全技术检验合格证明，即《检验表》应存入档案。拖拉机、联合收割机年度《检验表》按档案顺序单独存放，保留期限两年,如办理转出业务，将保存的年度《检验表》存入档案。拖拉机（联合收割机）人工检验，填写《关于贯彻实施<拖拉机登记规定>有关问题的通知》（吉农法字[2005]231号）中的附件3。拖拉机和联合收割机使用机械检验，执行《拖拉机和联合收割机安全监理检验技术规范》（NY/T1830-2009），使用附录G、附录H和附录I。
（三）办理拖拉机、联合收割机及驾驶员补（换）领牌证或驾驶证补证业务时，所有人出具号牌、行驶证、驾驶证遗失、灭失的书面声明。各县（市、区）农机监理机构要定期发布牌证作废公告。
（四）拖拉机、联合收割机及其驾驶人的档案立档、归档时间，要在核发牌证后15日内完成。档案中的复印件、照片，必须由经办人查验原件后，加盖经办人骑缝章。联合收割机的存档照片粘贴在《业务流程记录单》的背面，与拖拉机存档照片粘贴处相同。
（五）对于符合程序要求的《拖拉机登记业务流程记录单》、《联合收割机登记业务流程记录单》、《拖拉机驾驶证业务流程记录单》、《联合收割机驾驶证业务流程记录单》的“请示事项”栏一律签注“资料齐全，收存归档”，并加盖业务办理人员名章。
（六）《吉林省农机安全监理考试评判记录（拖拉机）》 (见附表1)和《吉林省农机安全监理考试评判记录（联合收割机）》（见附表2）装入驾驶人档案。
二、建立健全农机安全管理档案
根据农机安全监督管理的工作实际，各级农机安全监理机构在督导检查、联合执法、隐患排查、违章处罚、实地安全检验以及宣传教育、统计报表等监督管理工作中，要对工作内容、时间地点、参加人员、检查项目存在的隐患及整改情况等工作情况进行详细的记载，要建立相关的农机安全管理档案。
（一）监督管理档案。主要内容包括年度农机安全生产责任状，隐患排查治理、安全检查等专项活动的相关文件资料，以及其他反映农机安全监督管理的相关资料。
（二）宣传教育档案。主要内容包括组织学习贯彻农机安全监理法规，宣传农机安全常识、农机安全操作规程、农机事故典型案例和向广大农民和农机手普及农机安全知识的宣传材料，以及通过各种新闻媒体报刊杂志发播的文章、通讯、专题报道、影像信息资料和其他反映农机安全宣传的原始资料。
（三）监理统计档案。主要内容包括农机监理业务统计、农机事故统计等工作中本级及下级农机安全监理机构填写上报的《农业机械及驾驶（操作）人员登记情况》、《拖拉机联合收割机及驾驶证检审统计表》、《在籍拖拉机联合收割机统计表》、《农业机械事故月报》、《农机监理技术装备情况汇总表》等统计报表和统计分析材料。
三、各类农机安全监理档案管理的总体要求
农机安全监督管理档案，是农机安全监理工作的原始资料，能够真实准确的反映农机安全监理工作全部过程，是指导、检查农机安全监理各项工作的参考依据。
（一）各级农机监理机构要高度重视档案管理工作，根据农机安全监理的岗位分工，配备专兼职档案管理人员，实行由主管领导负责，各岗位具体实施的档案管理责任制。
（二）拖拉机、联合收割机及驾驶员档案汇总登记册和分乡登记册，每年打印一次。同时要在计算机内保存原始记录，建立便捷的计算机信息查询系统。
（三）农机安全监督管理和宣传教育档案各地可根据当地的工作情况，确定档案管理的内容，建立档案目录，按年度、类别装订成册，立卷归档，长期保管。
（四）农机事故处理档案及文书归档的管理，按照农业部《关于印发农业机械事故处理文书规范（试行）的通知》（农机办[2011]51号）文件执行。
2013年7月31日
